Аудит работающих иностранцев перед проверкой
Клиент: склад в Московской области. 12 иностранных сотрудников уже в штате. Задача: навести порядок до плановой проверки, не оформлять новых людей. Срок дела: 5 дней.
Этап 1. Проверка была уже назначена, а учёт — нет
Руководитель узнал о плановой проверке и пришёл не оформлять новых сотрудников, а срочно разобрать тех, кто уже работает.
На складе было 12 иностранных сотрудников. Часть уведомлений о заключении договоров не подали вовремя. У двоих заканчивались сроки документов. Один числился по должности, которой не было в разрешении.
Скрытая проблема: к проверке инспектор смотрит не «есть ли люди», а сходится ли каждый человек с уведомлением, сроком и должностью в разрешении.
Этап 2. По каждому сотруднику: уведомления, сроки, должность
Провели аудит документов и сроков по каждому из двенадцати.
Нашли просроченные и неполные уведомления и составили план исправления. Подготовили недостающие уведомления в МВД. Сверили должности с разрешениями: ту, которой в разрешении не было, привели к документу.
Этап 3. Пробелы закрыли до визита
Критичные пробелы закрыли до проверки.
Компании передали таблицу контроля сроков, чтобы дальше вести учёт без разового аврала. По каждому иностранцу стал понятен статус.
Результаты и выводы
- Разобрали всех 12, не одного «для примера».
- Уведомления, кончающиеся документы и чужую должность закрыли до проверки.
- Осталась таблица сроков, чтобы учёт не разъехался снова.
Комментарий юриста
Перед проверкой смотрят уже работающих, а не только тех, кого собираются нанять. Ломают дело три вещи сразу: позднее уведомление о договоре, документ на исходе и должность, которой нет в разрешении. Их закрывают до визита и оставляют календарь, иначе через месяц картина та же.